NN公司項目跨部門溝通管理研究
時間：2020-03-30 來源：51mbalunwen作者：vicky
本文是一篇管理溝通論文研究，本論文以 NN 公司項目的跨部門溝通管理作為研究對象，運用項目溝通管理的理論，在 NN 公司這樣一個職能型矩陣的組織中識別項目溝通中出現(xiàn)的問題，分析出現(xiàn)問題的根源，并依此提出相應的改進方案和建議。在項目溝通管理過程中運用業(yè)務信息模型、溝通管理模型及策略、項目溝通管理規(guī)劃等管理工具探討溝通要素的分析方法，從溝通管理策略角度出發(fā)制定溝通規(guī)劃并最終達到成功有效的溝通。在研究中，通過對相關理論的學習和實踐，不僅使個人能力得到了極大提升，也使所在公司的相關項目水平得到了改進。
第 3 章 NN 公司跨部門項目現(xiàn)狀分析................................. 23
3.1 NN 公司概況........................................... 23
3.1.1 NN 公司簡介.................................. 23
3.1.2 NN 公司組織架構(gòu)................................... 24
第 4 章 NN 公司跨部門溝通管理改進方案................................ 43
4.1 改進方案的設計依據(jù)與目標........................................... 43
4.1.1 改進方案的設計依據(jù)...................................... 43
4.1.2 改進方案的設計目標.................................. 45
第 5 章 改進方案的實施與評估......................................... 51
5.1 改進方案的規(guī)劃............................................. 51
5.2 改進方案的實施................................ 53
第 5 章 改進方案的實施與評估
5.1 改進方案的規(guī)劃
在改進方案的實施規(guī)劃中，我們將應用層次分析法對改進內(nèi)容進行分析。層次分析法誕生于 20 世紀 70 年代中期，是由美國運籌學家托馬斯.賽迪(T. L. Saaty)正式提出。它是一種定性和定量相結(jié)合的、系統(tǒng)化、層次化的分析方法。由于它在處理復雜的決策問題上的實用性和有效性，很快在世界范圍得到了重視。它的應用已經(jīng)編輯經(jīng)濟計劃和管理、能管政策和分配、行為科學、軍事指揮、運輸、農(nóng)業(yè)、教育、人才、醫(yī)療和環(huán)境等領域[47]。在這里我們使用了層次分析法來確定哪些改進內(nèi)容在跨部門溝通管理的過程中占比較重且優(yōu)先級較高，并以此確定最佳的改進方案。
首先創(chuàng)建層級分析模型：我們將按照溝通管理的五個基本策略和溝通氛圍作為參考依據(jù)。
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本論文以 NN 公司項目的跨部門溝通管理作為研究對象，運用項目溝通管理的理論，在 NN 公司這樣一個職能型矩陣的組織中識別項目溝通中出現(xiàn)的問題，分析出現(xiàn)問題的根源，并依此提出相應的改進方案和建議。在項目溝通管理過程中運用業(yè)務信息模型、溝通管理模型及策略、項目溝通管理規(guī)劃等管理工具探討溝通要素的分析方法，從溝通管理策略角度出發(fā)制定溝通規(guī)劃并最終達到成功有效的溝通。在研究中，通過對相關理論的學習和實踐，不僅使個人能力得到了極大提升，也使所在公司的相關項目水平得到了改進。
第 1 章 緒論
1.1 論文研究的背景
近幾十年來，中國的國力穩(wěn)步上升，并且越來越在國際經(jīng)濟環(huán)境中扮演更重要的角色。受益于穩(wěn)定的經(jīng)濟環(huán)境、優(yōu)惠的政策和質(zhì)優(yōu)價廉的高素質(zhì)人力資源，越來越多的跨國企業(yè)紛紛在中國落戶，隨之而來的是國外的先進管理模式和經(jīng)驗。在中國的經(jīng)濟建設過程中，科學的、流程化的管理手段被越來越多的應用到各個領域。項目管理也被越來越多的行業(yè)和本地企業(yè)所重視。在這樣的一個飛速發(fā)展的信息時代，如何實現(xiàn)項目溝通及其管理的有效性，以適應內(nèi)外環(huán)境的動態(tài)變化，更好的傳遞和共享項目信息，成為企業(yè)以及項目管理者所必須面對的重要問題[1]
1.1 論文研究的背景
近幾十年來，中國的國力穩(wěn)步上升，并且越來越在國際經(jīng)濟環(huán)境中扮演更重要的角色。受益于穩(wěn)定的經(jīng)濟環(huán)境、優(yōu)惠的政策和質(zhì)優(yōu)價廉的高素質(zhì)人力資源，越來越多的跨國企業(yè)紛紛在中國落戶，隨之而來的是國外的先進管理模式和經(jīng)驗。在中國的經(jīng)濟建設過程中，科學的、流程化的管理手段被越來越多的應用到各個領域。項目管理也被越來越多的行業(yè)和本地企業(yè)所重視。在這樣的一個飛速發(fā)展的信息時代，如何實現(xiàn)項目溝通及其管理的有效性，以適應內(nèi)外環(huán)境的動態(tài)變化，更好的傳遞和共享項目信息，成為企業(yè)以及項目管理者所必須面對的重要問題[1]
通過 PMI 的項目管理知識體系指南（PMBOK），我們可以知道項目溝通管理是一個極其重要的環(huán)節(jié)，它詳細定義了溝通規(guī)劃、干系人管理、溝通實施和績效報告等內(nèi)容。在用于流程改進項目的 DMAIC 模型（界定 Define，量測 Measure，分析 Analyze，改進 Improve，控制 Control）中，項目溝通更是各個環(huán)節(jié)的重中之重?？梢哉f，項目溝通的成功與否，很大程度上決定了項目最終的成敗。在任何項目中，項目經(jīng)理做得最多的就是不停的溝通。面對不同的溝通對象，在不同的溝通環(huán)境中，項目經(jīng)理更是要靈活運用各種溝通方式。面對項目發(fā)起人和重要的利害關系人、項目團隊成員、一般利害關系人，項目經(jīng)理或項目團隊應該在何時、以何種方式進行溝通，都必須提前做出適宜的溝通規(guī)劃并靈活執(zhí)行和及時追蹤。而這些規(guī)劃、執(zhí)行和追蹤工作的進行，也需要充分的溝通。
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1.2 論文研究目的和意義
1.2.1 論文研究的目的
運用項目的溝通管理理論和方法，在 NN 公司這樣一個職能型組織和國際化成員協(xié)作的情景下，分析該公司項目溝通管理在項目的溝通規(guī)劃，項目的溝通管理和項目的溝通監(jiān)控幾個方面存在的各種問題，探尋出這些問題的根源，并且提出相應的改進措施或改進的方案。
在進行項目溝通管理的過程中將會運用溝通模型、業(yè)務信息模型、信息路徑圖、溝通管理規(guī)劃和工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure, WBS）等管理工具，從溝通模型的各個要素進行探討，從而指定適宜的溝通規(guī)劃，并達到有效的溝通。
1.2.2 論文研究的意義
第 2 章 相關理論基礎
2.1 項目管理相關理論概述
2.1.1 項目與項目管理
隨著人們對項目內(nèi)涵認識的不斷深入與豐富，“項目”一詞不再只是大型復雜工程的代名詞，軟件的開發(fā)、信息系統(tǒng)的建立、乃至一次特殊的采購需求都可被稱之為項目。甚至有學者提出，一切皆為項目的理念。美國項目管理協(xié)會將“項目”定義為，一種臨時性的努力，目的在于創(chuàng)造出具有獨特性質(zhì)的產(chǎn)品或服務[18]。其中，項目的臨時性，意味著項目本身有著明確的開始和結(jié)束時間；而獨特性體現(xiàn)的是項目的唯一性，是不同于傳統(tǒng)的運行活動的；此外，項目所創(chuàng)造出的產(chǎn)品或服務標志著其有著明確的行動目標或是期望。而要想實現(xiàn)這一目標，則項目的實施需要滿足時間、成本、質(zhì)量等多方面的指標要求[19]。因此，可以認認為，項目是在一定約束條件（時間、預算、資源等）下所實施的一系列活動的總和，其目的是創(chuàng)造出具有獨特屬性的產(chǎn)品或是服務。
1.2 論文研究目的和意義
1.2.1 論文研究的目的
運用項目的溝通管理理論和方法，在 NN 公司這樣一個職能型組織和國際化成員協(xié)作的情景下，分析該公司項目溝通管理在項目的溝通規(guī)劃，項目的溝通管理和項目的溝通監(jiān)控幾個方面存在的各種問題，探尋出這些問題的根源，并且提出相應的改進措施或改進的方案。
在進行項目溝通管理的過程中將會運用溝通模型、業(yè)務信息模型、信息路徑圖、溝通管理規(guī)劃和工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure, WBS）等管理工具，從溝通模型的各個要素進行探討，從而指定適宜的溝通規(guī)劃，并達到有效的溝通。
1.2.2 論文研究的意義
作為日常運營和項目執(zhí)行的主體，人對于業(yè)務的成敗起到了至關重要的作用，人與人之間交流與溝通很大程度上影響了一個項目的結(jié)果。然而受限于彼此之間的信息對稱程度、立場和文化的差異與限制，我們在嘗試增進了解或引導團隊達成共識時，常常會遇到很大的挑戰(zhàn)。因此，如何應用確實有效的、可操作的、科學的方法學，通過合適的辦法和步驟來消除誤解、增進了解、最終達成一致以實現(xiàn)共贏，已經(jīng)成為項目管理的基本要求和發(fā)展趨勢，受到越來越廣泛的重視，對于企業(yè)的發(fā)展來說已越來越不容忽視。
他山之石，可以攻玉。隨著中國逐步融入國際大環(huán)境，越來越多跨國企業(yè)逐步進入中國，并與中國市場和環(huán)境共同發(fā)展，這也為中國的本土企業(yè)的未來發(fā)展提供了非常好的借鑒。通過對跨國企業(yè)在項目溝通管理中的問題的研究，我們可以為中國本土企業(yè)貢獻一些經(jīng)驗和資產(chǎn)，幫助中國企業(yè)能更快的進一步融入國際化大環(huán)境中。
結(jié)合筆者在 NN 公司的項目管理事務的工作經(jīng)歷，通過實際項目溝通管理案例的研究，既可以解決工作中遇到的在溝通方面的各種問題，借此使企業(yè)的跨部門管理水平有所提高，又可以讓其他企業(yè)在遇到類似問題時，從本文得到一些啟發(fā)和借鑒。
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他山之石，可以攻玉。隨著中國逐步融入國際大環(huán)境，越來越多跨國企業(yè)逐步進入中國，并與中國市場和環(huán)境共同發(fā)展，這也為中國的本土企業(yè)的未來發(fā)展提供了非常好的借鑒。通過對跨國企業(yè)在項目溝通管理中的問題的研究，我們可以為中國本土企業(yè)貢獻一些經(jīng)驗和資產(chǎn)，幫助中國企業(yè)能更快的進一步融入國際化大環(huán)境中。
結(jié)合筆者在 NN 公司的項目管理事務的工作經(jīng)歷，通過實際項目溝通管理案例的研究，既可以解決工作中遇到的在溝通方面的各種問題，借此使企業(yè)的跨部門管理水平有所提高，又可以讓其他企業(yè)在遇到類似問題時，從本文得到一些啟發(fā)和借鑒。
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第 2 章 相關理論基礎
2.1 項目管理相關理論概述
2.1.1 項目與項目管理
隨著人們對項目內(nèi)涵認識的不斷深入與豐富，“項目”一詞不再只是大型復雜工程的代名詞，軟件的開發(fā)、信息系統(tǒng)的建立、乃至一次特殊的采購需求都可被稱之為項目。甚至有學者提出，一切皆為項目的理念。美國項目管理協(xié)會將“項目”定義為，一種臨時性的努力，目的在于創(chuàng)造出具有獨特性質(zhì)的產(chǎn)品或服務[18]。其中，項目的臨時性，意味著項目本身有著明確的開始和結(jié)束時間；而獨特性體現(xiàn)的是項目的唯一性，是不同于傳統(tǒng)的運行活動的；此外，項目所創(chuàng)造出的產(chǎn)品或服務標志著其有著明確的行動目標或是期望。而要想實現(xiàn)這一目標，則項目的實施需要滿足時間、成本、質(zhì)量等多方面的指標要求[19]。因此，可以認認為，項目是在一定約束條件（時間、預算、資源等）下所實施的一系列活動的總和，其目的是創(chuàng)造出具有獨特屬性的產(chǎn)品或是服務。
項目管理，通俗來講就是為實施項目所開展的一系列管理活動。這些活動包括了組織、協(xié)調(diào)項目團隊，運用相關的知識、技能和技術等多種方面內(nèi)容[20]。美國項目管理協(xié)會則將項目管理劃分為范圍、時間、成本、質(zhì)量、人力、風險、采購、溝通以及整合管理九大知識領域[18]。而作為項目管理的主體，項目管理者就需要綜合運行多方面的知識，在不同部門或單位間獲取和整合信息、技術與資源，
以實現(xiàn)在既定的約束范圍內(nèi)，滿足不同干系人的需求，達成項目目標[21]。由此，項目管理包括了兩方面的內(nèi)涵[22]：其一，一種管理行為。在項目實施過程中，針對項目需求與特征采取相適宜的管理活動，以保證項目全過程的穩(wěn)定開展。其二，一門管理學科。通過項目的實踐活動，不斷總結(jié)、積累和完善相應的管理理念、方法和技術等。
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2.2 溝通管理相關理論
2.2.1 溝通
對溝通的理解有著不同的視角，從交流的角度看，溝通體現(xiàn)了個體之間信息、思想、感情等的分享過程。其中一方的想法、觀點等通過一定的媒介或途徑被另一方獲取、了解和掌握[30]。從信息傳遞角度來說，溝通涉及了一系列的編碼、傳遞及解碼的過程。信息的發(fā)送者首先對信息進行編碼，并借助一定的渠道將其傳遞給接收者，然后接受者對信息進行解碼，進而了解和掌握信息的內(nèi)容，甚至給予信息發(fā)送者以反饋[31]。從定義可知，溝通有著明確的目的性，即實現(xiàn)信息在不同主體間的共享，達成一致認識等。同時，溝通的客體是能夠被編碼、傳遞、解碼的信息或是情報，這是溝通的基礎。此外，溝通的過程需要借助一定的載體，如溝通雙方主體、傳遞的媒介或渠道。
2.2.1 溝通
對溝通的理解有著不同的視角，從交流的角度看，溝通體現(xiàn)了個體之間信息、思想、感情等的分享過程。其中一方的想法、觀點等通過一定的媒介或途徑被另一方獲取、了解和掌握[30]。從信息傳遞角度來說，溝通涉及了一系列的編碼、傳遞及解碼的過程。信息的發(fā)送者首先對信息進行編碼，并借助一定的渠道將其傳遞給接收者，然后接受者對信息進行解碼，進而了解和掌握信息的內(nèi)容，甚至給予信息發(fā)送者以反饋[31]。從定義可知，溝通有著明確的目的性，即實現(xiàn)信息在不同主體間的共享，達成一致認識等。同時，溝通的客體是能夠被編碼、傳遞、解碼的信息或是情報，這是溝通的基礎。此外，溝通的過程需要借助一定的載體，如溝通雙方主體、傳遞的媒介或渠道。
溝通對于管理、項目的績效均有著重要的影響，其作用主要表現(xiàn)在：第一，良好的溝通有利于對需求的理解。在項目中，對各方干系人需求的準確理解是項目實施的前提和基礎，影響著項目的成本。有效的溝通可以促使信息在干系人之間的快速、準確的分享、理解和反饋，強化彼此的理解，進而有利于需求的說明與明確。第二，有助于作出正確的決策。通過有效溝通，決策者能夠更有效率且準確的獲取決策所需的信息，進而提升了自身準確判斷的能力。第三，有利于成員間的協(xié)作。有效的溝通可以說是成員協(xié)作的基礎，只有彼此相互了解、準確的傳遞信息才能實現(xiàn)彼此的配合與合作。第四，良性的溝通不僅能夠提升工作效率，還能夠促進非正式關系的形成，構(gòu)建良好的人際關系。
鑒于溝通的重要價值，實踐者與研究人員均對其有著較大的關注，以期實現(xiàn)更好的溝通管理。所謂“溝通管理”，指的是一系列的信息傳遞、交換的管理活動，是為了實現(xiàn)工作目標而主動實施的[32]。可以說，項目的實施離不開溝通。項目任務的分配、資源的劃分、問題的分析和處理等等，都需要項目各方人員間的配合、交流。從這一點來看，溝通可以說是管理的基礎和本質(zhì)。因此，要實現(xiàn)管理的有效，就必須要關注溝通問題，促進溝通的有效性。
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第 3 章 NN 公司跨部門項目現(xiàn)狀分析................................. 23
3.1 NN 公司概況........................................... 23
3.1.1 NN 公司簡介.................................. 23
3.1.2 NN 公司組織架構(gòu)................................... 24
第 4 章 NN 公司跨部門溝通管理改進方案................................ 43
4.1 改進方案的設計依據(jù)與目標........................................... 43
4.1.1 改進方案的設計依據(jù)...................................... 43
4.1.2 改進方案的設計目標.................................. 45
第 5 章 改進方案的實施與評估......................................... 51
5.1 改進方案的規(guī)劃............................................. 51
5.2 改進方案的實施................................ 53
第 5 章 改進方案的實施與評估
5.1 改進方案的規(guī)劃
在改進方案的實施規(guī)劃中，我們將應用層次分析法對改進內(nèi)容進行分析。層次分析法誕生于 20 世紀 70 年代中期，是由美國運籌學家托馬斯.賽迪(T. L. Saaty)正式提出。它是一種定性和定量相結(jié)合的、系統(tǒng)化、層次化的分析方法。由于它在處理復雜的決策問題上的實用性和有效性，很快在世界范圍得到了重視。它的應用已經(jīng)編輯經(jīng)濟計劃和管理、能管政策和分配、行為科學、軍事指揮、運輸、農(nóng)業(yè)、教育、人才、醫(yī)療和環(huán)境等領域[47]。在這里我們使用了層次分析法來確定哪些改進內(nèi)容在跨部門溝通管理的過程中占比較重且優(yōu)先級較高，并以此確定最佳的改進方案。
首先創(chuàng)建層級分析模型：我們將按照溝通管理的五個基本策略和溝通氛圍作為參考依據(jù)。
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結(jié)論
本論文以 NN 公司項目的跨部門溝通管理作為研究對象，運用項目溝通管理的理論，在 NN 公司這樣一個職能型矩陣的組織中識別項目溝通中出現(xiàn)的問題，分析出現(xiàn)問題的根源，并依此提出相應的改進方案和建議。在項目溝通管理過程中運用業(yè)務信息模型、溝通管理模型及策略、項目溝通管理規(guī)劃等管理工具探討溝通要素的分析方法，從溝通管理策略角度出發(fā)制定溝通規(guī)劃并最終達到成功有效的溝通。在研究中，通過對相關理論的學習和實踐，不僅使個人能力得到了極大提升，也使所在公司的相關項目水平得到了改進。
首先，從項目管理的角度出發(fā)，結(jié)合 NN 公司的項目特點，運用訪談法和問卷調(diào)查法，通過細致地規(guī)劃和實施，歷經(jīng)三周時間，訪談了兩名公司高級管理人員，并通過問卷調(diào)查收集了 13 名項目相關方的意見，然后在此基礎上進行歸納和分析，最終得出項目溝通管理各個過程中存在的問題：較難建立互信，有些溝通受眾總是保持沉默、有些則喜歡對不相關細節(jié)問題刨根問底；溝通效果不理想：無法有效傳遞溝通信息、簡單問題復雜化；溝通目標無法實現(xiàn)：溝通中達成的共識在會議之后被很快推翻、溝通中無法得到承諾或肯定、信息匯報中無法有效完成表達。其次，針對這些問題運用溝通管理模型，從溝通要素的角度進行細致分析，并參考項目跨部門溝通管理的改進理論，提出相應的改進措施和建議。即首先通過培訓帶領團隊成員認識自我，共同規(guī)劃溝通目標和策略，建議溝通者識別和分析自己的溝通對象并保持更新，通過明確共同利益來激發(fā)聽眾的興趣，改善溝通信息的節(jié)奏和表達的效果等。最后，對這些改進和建議的措施在 NN 公司項目中的實踐效果做了驗證，證實了這些措施對此類項目的積極影響，絕大部分溝通問題都已得到解決。但是還有少量的問題沒有得到妥善解決并有待今后的進一步研究。
本文是筆者在北京工業(yè)大學攻讀工程碩士期間，以邊學習邊通過實踐掌握的知識和經(jīng)驗為基礎完成的。由于各種條件的限制，論文所做的項目跨部門溝通管理研究，在相關的分析和實證研究上還有一定的欠缺和不足，懇請各位老師和專家予以批評和指正。
參考文獻（略）
本文是筆者在北京工業(yè)大學攻讀工程碩士期間，以邊學習邊通過實踐掌握的知識和經(jīng)驗為基礎完成的。由于各種條件的限制，論文所做的項目跨部門溝通管理研究，在相關的分析和實證研究上還有一定的欠缺和不足，懇請各位老師和專家予以批評和指正。
參考文獻（略）
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